Ben je ondernemer? Dan ben je wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden én te bewaren - of je nou als zelfstandige werkt of een flink bedrijf runt.
Die (financiële) administratie is onder andere bedoeld als onderbouwing van je belastingaangifte. Je moet kunnen aantonen wat je inkomsten, kosten en activiteiten zijn geweest, omdat de inkomsten- of winstbelasting hierop wordt gebaseerd.
Lees ook: Wie succesvol wil ondernemen moet het grote plaatje zien
Belangrijke onderdelen van je administratie
Maar wat moet je dan precies in je boekhouding bewaren? Finfin van Adfiz heeft een aantal belangrijke zaken op een rij gezet zijn:
- Ontvangen facturen
- Kopietjes van verzonden facturen
- Kasadministratie en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijdse controleberekeningen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda's of andere afsprakenboeken
- Correspondentie (ook zakelijke e-mails)
- Boekhoudsoftware en (bijbehorende) databestanden
- Rittenadministratie van de zakelijke auto
- Urenregistratie als je aanspraak maakt op de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek
Lees ook: Zzp'er, check je aftrekposten
Je gegevens zeven jaar bewaren
Veel van deze gegevens worden automatisch bewaard - denk aan e-mails en bankafschriften van een rekening die je via internetbankieren kunt inzien. Maar veel andere informatie zul je zelf moeten opslaan en archiveren.
Het is verstandig om dit alles goed op te bergen. Het is niet handig om het in een grote doos te stoppen; beter is het om een map aan te leggen waarin je je gegevens keurig ordent. Bijvoorbeeld ingedeeld op jaar of het soort gegevens.
De Belastingdienst hanteert de fiscale bewaarplicht voor het bewaren van je administratie: je moet documenten minimaal zeven of tien jaar bewaren (afhankelijk van het soort gegevens). Binnen die termijn kan de Belastingdienst de informatie ter controle bij je opvragen.
Lees ook: De omzetbelasting voor zzp'ers: vijf tips